1. Introduction

Dans le cadre de ses activités, ÉLF FLE.hissons est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel concernant les personnes avec lesquelles elle est en relation.

ÉLF FLE.hissons attache une importance particulière au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles. Elle s’engage à traiter ces données de manière loyale, transparente et confidentielle, pour des finalités déterminées et légitimes, et dans le respect de la réglementation applicable.

La présente politique a pour objectif d’informer les personnes concernées sur les données personnelles collectées, les raisons de leur collecte, les modalités de leur utilisation, leurs destinataires, leur durée de conservation, les mesures de sécurité mises en œuvre et les droits dont disposent les personnes concernées.

2. Champ d’application

La présente politique s’applique à l’ensemble des données à caractère personnel collectées et traitées par ÉLF FLE.hissons dans le cadre de ses activités d’accompagnement, de formation, d’animation associative et de communication, ainsi que dans le cadre de la gestion de son site internet.

Elle couvre notamment les traitements réalisés pour les activités suivantes :

• Formations en français langue étrangère (FLE) et en français sur objectifs spécifiques (FOS) : gestion des inscriptions, organisation des formations, suivi des parcours et échanges avec les apprenants.

• Évaluations de niveau en français : organisation des évaluations, gestion des inscriptions, traitement des résultats et communication de ces résultats aux personnes concernées ou, lorsque cela est justifié, aux organismes habilités ou partenaires concernés.

• Ateliers gratuits et actions d’accompagnement : gestion des inscriptions, organisation des activités, suivi de la participation et échanges avec les bénéficiaires.

• Manifestations associatives : organisation ou participation à des événements, gestion des inscriptions et relations avec les participants, intervenants, bénévoles et partenaires.

• Communication et information : gestion des contacts, envoi de lettres d’information et de newsletters, diffusion d’informations relatives aux activités, formations, ateliers, événements et actualités de l’association.

• Gestion administrative et relations partenariales : suivi des dossiers, coordination des activités et échanges avec les organismes partenaires.

• Gestion du site internet : traitement des demandes transmises par les formulaires de contact, gestion des échanges par courrier électronique et, le cas échéant, mesure de l’audience du site au moyen des cookies.

La présente politique concerne les personnes dont les données sont traitées dans le cadre de ces activités, notamment les apprenants, les bénéficiaires de l’accompagnement, les participants aux ateliers et aux manifestations, les bénévoles, les intervenants, les partenaires et les abonnés aux communications.

3. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

Pour les traitements décrits dans la présente politique, le responsable du traitement est :

ÉLF FLE.hissons

Adresse : 21 rue Boucher de Perthes, 38000 Grenoble

Courriel de contact relatif à la protection des données : rgpd@elffle-hissons.com

4. Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Il peut notamment s’agir d’un nom, d’un prénom, d’une adresse électronique, d’un numéro de téléphone, d’une adresse postale, d’informations relatives à une formation ou d’une adresse IP.

Un traitement de données personnelles désigne toute opération effectuée sur ces données, notamment leur collecte, leur enregistrement, leur consultation, leur utilisation, leur transmission, leur conservation ou leur suppression.

5. Catégories de données collectées

Selon les activités concernées et les besoins liés à leur réalisation, ÉLF FLE.hissons est susceptible de traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone et, lorsque cela est nécessaire, adresse postale.

• Données relatives au parcours de formation et à l’accompagnement : inscriptions, présence, participation aux activités, suivi du parcours, niveau de français évalué, résultats des évaluations et informations nécessaires à l’accompagnement.

• Données relatives à la situation personnelle ou professionnelle : uniquement lorsque ces informations sont nécessaires à une action d’accompagnement, à une formation ou à une obligation applicable.

• Données relatives aux relations associatives et partenariales : coordonnées des bénévoles, intervenants, participants et représentants des organismes partenaires.

• Données relatives aux communications : préférences de communication, abonnement à une newsletter, historique des demandes et, le cas échéant, choix relatifs à la réception des communications.

• Photographies et enregistrements audiovisuels : uniquement lorsqu’ils sont réalisés dans le cadre d’activités ou de manifestations et utilisés conformément aux règles applicables.

• Données techniques et de navigation : données relatives à la consultation du site internet, adresse IP, type et version du navigateur, informations de navigation et données de mesure d’audience, selon les outils utilisés et les choix exprimés par l’utilisateur.

Les données économiques et financières, les informations relatives à la situation familiale ou les documents d’identité ne sont collectés que si leur traitement est effectivement nécessaire à une finalité déterminée et justifiée.

ÉLF FLE.hissons veille à limiter les données collectées à celles qui sont adéquates, pertinentes et nécessaires aux objectifs poursuivis.

6. Finalités et bases légales des traitements

Les données personnelles sont traitées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Selon le traitement concerné, la base légale peut être l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, le respect d’une obligation légale, le consentement de la personne ou l’intérêt légitime d’ÉLF FLE.hissons, sous réserve des conditions prévues par la réglementation.

Les principales finalités sont les suivantes.

6.1. Gestion des formations

Les données peuvent être utilisées pour gérer les demandes d’inscription, organiser les sessions de formation, assurer le suivi des apprenants, gérer les présences et communiquer les informations nécessaires au bon déroulement des formations.

La base légale est déterminée en fonction du cadre de la formation : exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat, respect d’obligations légales ou, lorsque cela est approprié, intérêt légitime.

6.2. Évaluations de niveau en français

Les données sont utilisées pour organiser les évaluations, enregistrer les résultats, assurer leur suivi et les communiquer aux personnes concernées.

Leur transmission à un organisme partenaire ou à un tiers n’intervient que lorsqu’elle est nécessaire et repose sur une base légale appropriée.

6.3. Ateliers gratuits et actions d’accompagnement

Les données sont utilisées pour gérer les inscriptions, organiser les activités, suivre la participation et assurer les échanges nécessaires avec les bénéficiaires.

La base légale est déterminée selon la nature de l’action et les circonstances du traitement.

6.4. Organisation et participation aux manifestations associatives

Les données peuvent être utilisées pour organiser les événements, gérer les inscriptions, communiquer les informations pratiques et assurer les relations avec les participants, bénévoles, intervenants et partenaires.

Les photographies et vidéos éventuellement réalisées font l’objet d’un traitement distinct lorsque leur utilisation ou leur diffusion nécessite des garanties particulières.

6.5. Gestion de la relation et des demandes de contact

Les données communiquées par courrier électronique, par formulaire ou par tout autre moyen sont utilisées pour répondre aux demandes, assurer le suivi des échanges et fournir les informations sollicitées.

La base légale dépend de la nature de la demande et peut notamment être l’exécution de mesures précontractuelles ou l’intérêt légitime à répondre aux sollicitations reçues.

6.6. Lettres d’information et newsletters

Les coordonnées peuvent être utilisées pour envoyer des lettres d’information, des newsletters et des communications relatives aux activités, formations, ateliers et événements d’ÉLF FLE.hissons.

Lorsque le consentement est requis, les communications sont envoyées uniquement aux personnes ayant exprimé leur accord. Chaque newsletter comporte un moyen simple de se désabonner.

6.7. Mesure de l’impact des actions

ÉLF FLE.hissons peut réaliser des analyses statistiques afin d’évaluer les effets de ses actions sur les personnes accompagnées et les territoires, d’améliorer ses activités et de rendre compte de ses résultats à ses partenaires.

Dans la mesure du possible, ces analyses sont réalisées à partir de données agrégées ou anonymisées. Lorsque des données personnelles sont utilisées, leur traitement repose sur une base légale appropriée et respecte les principes de minimisation et de confidentialité.

Les publications destinées au public ou aux partenaires ne doivent pas permettre d’identifier les personnes concernées, sauf situation particulière dûment justifiée et encadrée.

6.8. Fonctionnement et mesure d’audience du site internet

Les données transmises par les formulaires de contact sont utilisées pour répondre aux demandes.

Des données de navigation peuvent également être traitées afin de mesurer l’audience du site, d’analyser son utilisation et d’améliorer son fonctionnement, sous réserve des règles applicables aux cookies et autres traceurs.

7. Destinataires des données personnelles

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes habilitées à en connaître dans le cadre de leurs fonctions et des missions qui leur sont confiées.

Selon les besoins et les finalités poursuivies, elles peuvent être communiquées :

• aux personnes chargées de la gestion administrative, des formations, de l’accompagnement ou de l’organisation des activités ;

• aux intervenants ou formateurs, dans la mesure nécessaire à leurs missions ;

• aux organismes partenaires ou financeurs, lorsque la transmission est nécessaire et légalement justifiée ;

• aux prestataires techniques intervenant pour le compte d’ÉLF FLE.hissons, notamment pour l’hébergement du site ou la gestion des outils numériques ;

• aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

Les données ne sont pas vendues à des tiers.

Les transmissions à des prestataires ou à des partenaires sont limitées aux informations nécessaires à leurs missions et doivent respecter les obligations applicables en matière de protection des données personnelles.

8. Durée de conservation des données

ÉLF FLE.hissons conserve les données à caractère personnel pendant une durée limitée, déterminée en fonction de la finalité du traitement et des obligations légales, réglementaires ou contractuelles applicables.

Les durées de conservation de référence sont les suivantes :

• Dossiers de formation FLE/FOS et évaluations de niveau : pendant la formation ou l’évaluation, puis trois ans à compter de leur achèvement, sous réserve des obligations spécifiques applicables. Les pièces comptables et justificatifs peuvent être soumis à des durées distinctes.

• Dossiers d’accompagnement : pendant la durée de l’accompagnement, puis deux ans à compter du dernier contact, sous réserve des obligations spécifiques applicables.

• Demandes de contact sans suite : pendant le traitement de la demande, puis un an au maximum après le dernier échange, sauf nécessité particulière justifiée.

• Coordonnées des partenaires, intervenants et contacts associatifs : pendant la durée de la relation, puis, si nécessaire, pendant une durée adaptée à la finalité poursuivie et aux obligations applicables.

• Newsletters et lettres d’information : jusqu’au désabonnement ou au retrait du consentement lorsque celui-ci constitue la base légale de l’envoi. Après le désabonnement, les coordonnées sont retirées de la liste de diffusion. Une trace minimale de l’opposition peut être conservée pendant une durée justifiée afin d’éviter toute nouvelle inscription non souhaitée.

• Photographies et vidéos des activités et manifestations : pendant la durée nécessaire aux finalités annoncées. Pour les supports de communication courants, une durée de référence de trois ans à compter de la manifestation peut être retenue, sous réserve de la base légale applicable et des autorisations éventuellement nécessaires.

• Données de navigation et de mesure d’audience : conformément aux règles applicables et aux paramètres des outils utilisés. Pour les traceurs concernés, la durée de vie des cookies est limitée à treize mois au maximum. La durée de conservation des données de mesure d’audience est définie séparément.

• Choix relatifs aux cookies : pendant une durée de référence de six mois, sous réserve des caractéristiques du dispositif de gestion du consentement utilisé.

À l’expiration de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Elles peuvent être conservées en archivage lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la défense des droits d’ÉLF FLE.hissons. Dans ce cas, seules les données nécessaires sont conservées, avec un accès limité et pendant la durée justifiée.

Ces durées constituent des références à adapter aux obligations spécifiques applicables aux activités de l’association et aux pratiques effectives de conservation.

9. Sécurité et confidentialité

ÉLF FLE.hissons met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles.

Ces mesures visent notamment à prévenir les accès non autorisés, la divulgation, la perte, l’altération ou la destruction des données.

L’accès aux données est limité aux personnes habilitées et aux prestataires autorisés, dans la limite de leurs missions.

Les mesures de sécurité sont adaptées à la nature des données traitées et aux risques associés.

10. Collecte des données sur le site internet

Le site internet d’ÉLF FLE.hissons, accessible à l’adresse https://elffle-hissons.com/, peut collecter des données de deux manières.

10.1. Données transmises directement

Les données peuvent être communiquées par les utilisateurs au moyen d’un formulaire de contact ou par courrier électronique.

Les informations demandées sont utilisées pour répondre aux sollicitations et assurer le suivi des échanges.

Les champs obligatoires sont indiqués au moment de la collecte. Seules les informations nécessaires au traitement de la demande doivent être demandées.

10.2. Données collectées automatiquement

Lors de la navigation sur le site, certaines données techniques peuvent être collectées, notamment des informations relatives au navigateur, à l’adresse IP et à la consultation des pages.

Lorsque des cookies ou autres traceurs soumis au consentement sont utilisés, ils ne doivent être déposés ou lus qu’après le recueil d’un consentement valable.

Les utilisateurs doivent pouvoir refuser ces traceurs aussi facilement que les accepter et, lorsque cela est applicable, modifier leurs choix ultérieurement.

11. Cookies et mesure d’audience

Le site peut utiliser des cookies ou d’autres traceurs destinés à assurer son fonctionnement ou à mesurer son audience.

Le cas échéant, les outils utilisés, leurs finalités, les données concernées et les modalités de gestion des choix des utilisateurs sont précisés dans la présente politique ou dans une rubrique dédiée aux cookies.

Le site d'ÉLF FLE.hissons utilise Google Analytics afin de mesurer sa fréquentation et d’analyser la manière dont les visiteurs consultent ses pages. Cet outil peut collecter des données relatives à la navigation, à l’utilisation du site et aux caractéristiques techniques du navigateur ou de l’appareil utilisé.

Les données collectées sont conservées pendant 2 mois et les données utilisateur pendant 14 mois. La durée de conservation des données utilisateur est réinitialisée lors d’une nouvelle activité de l’utilisateur, conformément au paramétrage de Google Analytics.

12. Gestion et suppression des cookies

Vous pouvez à tout moment gérer les cookies déposés sur votre appareil et supprimer ceux qui y sont enregistrés en modifiant les paramètres de votre navigateur internet.

La suppression des cookies peut entraîner la perte de certaines préférences de navigation et conduire à l’affichage à nouveau du bandeau de gestion des cookies lors de votre prochaine visite.

Vous pouvez également modifier ou retirer votre consentement aux cookies utilisés par le site ÉLF FLE.hissons à tout moment, grâce au dispositif de gestion des cookies accessible sur le site.

La suppression des cookies dans votre navigateur ne remplace pas nécessairement le retrait de votre consentement auprès du site. Pour vous opposer à l’utilisation des cookies soumis à consentement, nous vous invitons à utiliser également le dispositif de gestion des cookies mis à votre disposition.

Pour en savoir plus sur la gestion des cookies et les paramètres de confidentialité de votre navigateur, vous pouvez consulter les informations proposées par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/.

13. Vos droits concernant les données personnelles

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez, selon les conditions prévues par celle-ci, des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.

• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.

• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données lorsque les conditions légales sont réunies.

• Droit à la limitation du traitement : demander, dans certains cas, que l’utilisation de vos données soit temporairement limitée.

• Droit à la portabilité : recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable lorsque les conditions légales sont réunies.

• Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements, notamment lorsqu’ils reposent sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection.

• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant celui-ci.

L’exercice de ces droits peut être soumis à certaines conditions et exceptions prévues par la réglementation.

14. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter ÉLF FLE.hissons à l’adresse électronique suivante : rgpd@elffle-hissons.com. 

Afin de traiter votre demande, des informations complémentaires peuvent être sollicitées lorsque cela est nécessaire pour vérifier votre identité, dans le respect du principe de minimisation des données.

ÉLF FLE.hissons s’engage à répondre aux demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Site internet : https://www.cnil.fr

Coordonnées postales : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

15. Photographies et vidéos lors des activités et manifestations

Dans le cadre de ses ateliers, formations et manifestations associatives, ÉLF FLE.hissons peut être amenée à réaliser des photographies ou des vidéos.

Lorsque ces images permettent d’identifier des personnes, leur captation, leur conservation et leur diffusion doivent respecter la réglementation applicable ainsi que les droits des personnes concernées.

Lorsque cela est nécessaire, une autorisation spécifique est recueillie avant la diffusion des images, notamment sur le site internet, les réseaux sociaux, les supports de communication ou les publications de l’association. En l’absence de consentement ou d’autorisation requise, les images seront floutées ou rendues non identifiantes avant toute diffusion. Cette précaution s’applique avec une vigilance particulière aux images de mineurs, dont la diffusion est soumise aux autorisations appropriées, notamment celles de leurs représentants légaux.

Les personnes concernées sont informées des finalités de cette utilisation et des modalités d’exercice de leurs droits.

Ces dispositions sont mises en œuvre en tenant compte des pratiques effectives de l’association et des situations particulières, notamment lorsque des mineurs participent aux activités.

16. Modification de la présente politique

ÉLF FLE.hissons peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution de ses activités, de ses outils ou de la réglementation applicable.

La version actualisée est publiée sur le site internet. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications.